【2026年最新版】退職の返却物を郵送する手順と添え状テンプレート・無料作成ツール

退職後は気持ちの余裕がなく、返却物を前にして手が止まることもありますよね。

添え状は、次の無料ツールへ必要事項を入力すれば、文章を考えずにA4一枚で作れます。

感謝の言葉は100文字以内で自由に入力でき、思いつかない場合は3つの例文から選べます。

完成後はPDF保存、コピー、印刷ができ、住所と電話番号は空欄でも大丈夫です。

郵送で返すよう指定された貸与品は、会社の案内に従って送れば大丈夫です。

ただし、健康保険関係の書類は2025年12月2日以降に扱いが変わりました。

2026年現在の情報に合わせて、従来の健康保険証、資格情報のお知らせ、資格確認書のどれを返すのかも説明します。

迷ったときは、会社の物を勝手に捨てず、返却案内を開くところからで大丈夫です。

迷ったら使える退職の返却物の郵送用添え状テンプレートと作成ツール

添え状をすぐ作りたい場合は、自動作成ツールへ必要事項を入力すると、文章を考えずにA4の添え状を作れます。

感謝の言葉は自分で入力でき、思いつかないときは3つの例文ボタンから選ぶ形です。

この章では、自動作成ツールの使い方と、コピーして使える文面、PDFにするまでの手順を紹介します。

入力だけで添え状を作成しPDFで保存する

すぐに添え状を作りたい場合は、次のツールへ必要事項を入力しましょう。

必要事項を入れると、A4一枚の完成イメージを確認できます。

感謝の言葉は、100文字以内で入力します。

言葉がまとまらないときは、入力欄の下にある3つの例文ボタンを使いましょう。

一般的な文面でよければ、「在職中はお世話になり、ありがとうございました」を押すだけで入力欄へ入ります。

住所と電話番号または確認先は任意なので、添え状へ書きたくない場合は空欄のままで大丈夫です。

会社から添え状の書式を指定されている場合は、会社の書式を優先します。

使い方は次の3ステップです。

1. 感謝の言葉、発送日、宛先、氏名、旧所属、返却物、退職日を入力する
2. 画面右側または入力欄の下にあるA4プレビューで、会社の案内と品名・数量を見比べる
3. 「PDFを作る・保存する」を押し、案内に沿って印刷画面からPDF形式で保存する

完成した文面は「文面をコピーする」でコピーでき、そのまま印刷することも可能です。

入力した会社名や個人情報は開いている画面の中だけで処理され、サーバーへの送信やCookieへの保存、アクセス解析には使われません。

画面を再読み込みするか閉じると入力内容は消えるため、完成後にPDFまたはコピーを残しておきましょう。

返却物が増えてA4一枚を超えそうな場合は画面に案内が出ます。

PDF保存が難しい端末では、文面をコピーしてGoogleドキュメント等へ貼り付けるか、通常の印刷を使う方法もあります。

印刷または保存する前に、宛先、返却物の品名と数量、退職日をもう一度確認しましょう。

感謝の言葉は100文字以内で入力し迷ったら例文を使う

感謝の言葉は、100文字以内で自分の言葉を入力できます。

思いつかない場合は、ツールにある次の3つの例文ボタンから選びましょう。

• 在職中はお世話になり、ありがとうございました。
• これまでご指導いただき、心より感謝申し上げます。
• 在職中に多くのことを学ばせていただき、ありがとうございました。

例文ボタンを押すと、その文章が感謝の言葉の入力欄へ入ります。

感謝の言葉が空欄のままPDF保存、コピー、印刷へ進もうとすると、入力欄に案内が表示されます。

ツールが使えない場合は、次の文面をコピーし、角括弧で囲んだ部分を置き換えましょう。

住所と電話番号を書かない場合は、該当する行を削除して構いません。

[発送日]

[会社名]
[部署名] 御中

返却物送付のご連絡

[氏名]
旧所属：[旧所属]
住所：[住所・任意]
電話番号または確認先：[電話番号または確認先・任意]

[100文字以内の感謝の言葉]
退職に伴い、下記のとおり貸与品を返却いたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

記

1．[返却物名]　[数量]
2．[返却物名]　[数量]
3．[返却物名]　[数量]

退職日：[退職日]

以上

返却物が一つなら、2番目以降の行は削除して構いません。

返却物の名称は自分で言い換えず、会社の案内に書かれた表記へ合わせると確認しやすくなります。

会社から添え状の書式が指定されている場合は、このテンプレートではなく、会社指定の書式を使いましょう。

退職代行や弁護士の連絡先は、窓口として記載してよいと確認できた場合だけです。

感謝の言葉に迷ったら、一般的な例文をそのまま使って大丈夫です。

ツールが使えないときはGoogleドキュメントへ貼り付ける

自動作成ツールが開かない場合や、文面を自分で編集したい場合は、上のテンプレートをGoogleドキュメントへ貼り付ける方法があります。

スマホではテンプレートの文章を長押しし、必要な範囲を選んでコピーします。

パソコンでは文章の先頭から末尾までを選び、右クリックの「コピー」またはコピーのショートカットを使いましょう。

コピーしたあとは、次の順番で添え状を作ります。

1. Googleドキュメントで新しい文書を開き、コピーした文章を貼り付ける
2. 角括弧の部分を自分の情報へ置き換え、使わない返却物、住所、電話番号の行を削除する
3. 会社の案内と品名・数量を見比べ、A4一枚に収まっているか確認する
4. GoogleドキュメントのメニューからPDF形式で保存するか、そのまま印刷する

端末によって、PDF保存は「ダウンロード」「共有とエクスポート」「印刷」などに分かれている場合があります。

PDFの項目が見つからないときは印刷画面を開き、保存先としてPDFを選ぶ方法も確認してみましょう。

最後に角括弧が残っていないかを見ると、書き換え忘れを防ぎやすくなります。

完成例を見ながら宛名と返却物を確認する

社員証、セキュリティカード、社用スマホ、充電器を返す場合の完成例は、次の形です。

2026年8月30日

株式会社〇〇
人事部 御中

返却物送付のご連絡

山田太郎
旧所属：営業部
住所：〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇0-0-0
電話番号または確認先：000-0000-0000

在職中はお世話になり、ありがとうございました。
退職に伴い、下記のとおり貸与品を返却いたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

記

1．社員証　1枚
2．セキュリティカード　1枚
3．社用スマホ　1台
4．充電器　1個

退職日：2026年8月31日

以上

部署に送る場合は`人事部 御中`、会社の担当者個人に送る場合は`人事部 山田様`という書き方です。

御中と様は一緒に使いません。

会社の担当者名が分からない場合は、会社から指定された部署宛にしましょう。

住所や電話番号を書かない場合は、その行ごと削除して問題ありません。

部署名も返却先も分からない状態なら、推測で宛名を書かず、次章の確認文を使います。

完成した添え状は、会社の案内と箱の中身を見比べてから保存し、印刷しましょう。

退職の返却物を郵送するときは3ステップで準備する

退職の返却物を郵送するときは、会社の案内にある返却物、返却先、期限、発送方法を確認します。

添え状へ品名と数量を写し、会社指定の方法で発送したあと、控えを残すまでがこの章の流れです。

この章では、返却物の確認から発送後の記録までを整理します。

会社の返却案内を開いて指定された物を集める

返却する物を確認するときは、ネット上の一般的な情報より、会社から届いた書類やメールを優先しましょう。

会社によって、貸与している物や返却先、期限、発送方法が異なるからです。

会社の案内に次の内容が書かれているか確認します。

• 返却する物と数量
• 返却先の住所と部署名
• 返却期限
• 指定された配送会社や返却キット
• 元払い・着払いなどの送料負担

社員証、セキュリティカード、鍵、社用スマホ、PC、充電器などを一か所へ集めると、見落としを減らせます。

会社から受け取った箱、説明書、付属品が残っている場合は、それらも横に置いておきましょう。

返却する物を自分で考えたのではなく、会社から指定された一覧と手元の物を一つずつ見比べただけです。

会社の案内があるなら、確認できた物の横へ印を付けていきましょう。

添え状作成ツールまたはテンプレートへ品名と数量を入れる

添え状には、誰が何を返したのか分かる情報を入れましょう。

会社側も、届いた箱の中身と添え状の一覧を見比べられるからです。

添え状へ入れる基本項目は次のとおりです。

• 発送日
• 会社名と部署名
• 氏名、旧所属、退職日
• 返却物の品名と数量
• 必要な場合の連絡先

たとえば、社員証1枚、セキュリティカード1枚、社用スマホ1台のように、数量まで書きます。

資産番号や端末番号が本体に書かれている場合は、番号を加えると会社が確認しやすくなるでしょう。

ただし、スマホの暗証番号や会社システムのパスワードは添え状へ書きません。

添え状の文章に迷ったら、前の章にある作成ツールまたはコピーテンプレートへ、会社の一覧にある品名と数量を写しましょう。

会社指定の方法で送り添え状と発送の控えを残す

添え状ができたら、会社から指定された宛先、発送方法、送料負担をもう一度確認します。

返却先が本社とは限らず、人事部や別の事業所、外部の受付先が指定される場合もあるためです。

封をする前に、会社の案内、箱へ入れた物、添え状の3つを見比べてください。

名称と数量がそろっていれば、添え状を写真またはPDFで残してから同封します。

発送後は、少なくとも次の記録を保管しておきましょう。

• 添え状の写真またはPDF
• 配送会社から受け取った発送控え
• 追跡番号

余裕があれば、封をする前の中身と梱包後の箱も撮影しておくと、後から確認しやすくなります。

写真や追跡結果だけで、返却をめぐるすべての問題が解決するとは限りません。

発送日や入れた物を確認できる記録があれば、会社の返却窓口や配送会社へ事実を伝えやすくなります。

会社の案内がないときは確認文テンプレートで5項目を聞く

会社から返却案内が届いていない場合は、返却物や送料を自分で決めず、必要な内容をまとめて確認しましょう。

会社へ直接連絡するのが難しい場合は、確認済みの連絡窓口を通す方法も選べます。

この章では、会社へ送る確認文と、直接連絡できない場合の進め方を説明します。

返却する物と返却先が分からないときは5項目をまとめて聞く

返却案内がない場合は、返却する物、返却先、期限、発送方法、送料負担を一度に確認しましょう。

一項目ずつ聞くより、会社とのやり取りを増やさずに済みます。

件名：退職に伴う返却物について

[会社名]
[会社の部署名・宛名] 様

お世話になっております。
[旧所属]の[氏名]です。

退職に伴う返却物について、返却する物、返却先、期限、発送方法、送料負担をご教示いただけますでしょうか。

社用スマホ・PCについて、初期化の要否、返却する付属品、返却キットの有無も併せてご教示いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

社用スマホやPCがなければ、最後の確認文は削除できます。

会社から返信が来たら、返却する物の横へ数量、返却期限、送料負担を書き足しておくと便利です。

会社の回答が届くまでは、貸与品を捨てたり、スマホやPCを初期化したりせずに保管しましょう。

会社へ直接連絡できないときは確認済みの窓口を使う

会社へ直接連絡するのが難しい場合は、依頼中の退職代行サービスや弁護士へ返却方法を確認してもらう方法があります。

確認を頼むときは、返却物、返却先、期限、発送方法、送料負担をまとめて伝えてもらいましょう。

退職代行や弁護士へ依頼していても、返却物をどこへ送るかまで自動的に決まるとは限りません。

依頼中の窓口が会社との連絡を引き受ける範囲を確認しておく必要があります。

会社との直接連絡を続けられない状態なら、弁護士へ依頼できる範囲や選び方は弁護士の退職代行を選ぶときの確認点で確認できます。

返却方法を聞くだけで済む場合は、新しいサービスを探す前に、現在の連絡窓口へ確認しましょう。

退職の返却物が分からなくても会社の物は勝手に捨てない

退職後も、会社から借りていた物は、返却か処分か分かるまで一か所へ保管します。

健康保険関係は2025年12月以降に扱いが変わったため、手元の書類名と有効期限を見て判断しましょう。

この章では、会社の貸与品と健康保険関係の書類を分けて説明します。

返却案内が届くまでは会社の物を分けて保管する

社員証や社用スマホは、退職したという理由だけで捨てないようにしましょう。

会社から返却を求められたとき、手元になければ確認や説明が必要になるからです。

返却または処分の指示が分かるまで、次のような会社の物を一か所へ集めます。

• 社員証、入館証、セキュリティカード、鍵
• 社用スマホ、PC、充電器、記録媒体
• 制服、社章、名刺、会社支給カード
• 会社から受け取った書類や備品

自分の物と見分けにくい場合は、`返却指定あり`、`自分の物`、`会社へ確認`の3つに分けると確認しやすくなります。

返却物が分からない間も、会社の物は何も捨てずに持っていました。

会社の案内が届くまで保管していたため、書かれていた物をそのまま返せた形です。

社用PCの初期化、会社データの削除、カードの裁断も、自分で判断せず会社へ確認しましょう。

協会けんぽでは従来の健康保険証と資格情報のお知らせは返却不要

2026年現在、従来の健康保険証を全員が会社へ返すわけではありません。

協会けんぽの案内では、2025年12月2日以降、次の物は返却不要とされています。

• 従来の健康保険証
• 資格情報のお知らせ
• 有効期限が切れた資格確認書

`資格情報のお知らせ`は、マイナ保険証の資格情報を確認するための書類です。

返却不要の書類は、自分で破棄するよう案内されています。

ただし、健康保険証の扱いは当時と変わっています。

退職するときは、会社から届く案内を確認しましょう。

協会けんぽ以外の健康保険組合に加入している場合は、加入先の案内も確認しておくと安心です。

協会けんぽでは有効期限内の資格確認書を扶養家族分も会社へ返す

協会けんぽの有効期限内の資格確認書は、退職後に会社へ返します。

資格確認書は、マイナ保険証を使えない場合などに、医療機関へ提示する書類です。

協会けんぽの案内では、資格確認書を使えるのは退職日までとされています。

退職日の翌日以降は、資格確認書に有効期限が残っていても使えません。

退職後に誤って使うと、協会けんぽが負担した医療費の7〜9割を返すことになります。

扶養に入っている家族の分も、忘れずに勤めていた会社へ返しましょう。

マイナンバーカード自体は、会社へ返す物ではありません。

手元の書類名が資格確認書なのか、資格情報のお知らせなのかを見てから、添え状の返却物一覧へ加えてください。

退職の返却物は中身に合わせて発送方法を決める

発送方法は、会社指定があれば指定に従います。

指定がない場合は、カードや書類と、スマホやPCを分けて考えると選びやすくなるでしょう。

この章では、返却物に合う発送方法と梱包の注意点を整理します。

会社指定があるときは指定された発送方法を使う

会社から配送会社、返却キット、送り状が指定されている場合は、その方法で発送しましょう。

会社側が受け取りや社内での確認方法を決めている可能性があるためです。

会社の案内に次の指定がないか、梱包前に見直します。

• 返却先の住所と部署名
• 配送会社とサービス名
• 会社から届いた箱や返却キット
• 元払い、着払い、会社支給ラベル
• スマホやPCの電源、初期化、付属品

元払いが社会人のマナーや退職後は着払いでよいと、一律には決められません。

会社の案内に送料負担が書かれていない場合は、先ほどの確認文で聞いてから送りましょう。

会社支給の送り状があるなら、別の宛先や配送方法へ変えず、送り状の記載内容を確認して使います。

カードや書類だけなら追跡と受取方法で選ぶ

社員証やセキュリティカードなどを送る場合は、追跡番号が残る方法を会社へ確認して選びましょう。

日本郵便の主な方法には、次の違いがあります。

発送方法	届け方	追跡	配送事故の補償
レターパックライト	原則として郵便受け	あり	なし
レターパックプラス	対面で渡し、受領印または署名	あり	なし
簡易書留	差し出しと配達を記録	あり	原則5万円までの実際の損害

日本郵便のレターパックは、ライトもプラスも追跡できます。

ただし、配送中の事故があっても損害賠償はありません。

日本郵便の簡易書留は、差し出した記録と配達した記録が残り、原則5万円まで実際の損害が補償されます。

会社が対面受領を求めているのか、補償も必要なのかで選び方は変わるでしょう。

迷ったときは、返却物の内容を会社へ伝え、どの方法で送るか確認するのが確実です。

スマホやPCは箱と補償のある方法を会社へ確認する

社用スマホやPCは、カード類と一緒に薄い封筒へ入れず、箱で梱包します。

会社から返却キットや専用の箱が届いている場合は、指定された資材を使いましょう。

梱包前に、次の内容を会社へ確認します。

• 電源を切った状態でよいか
• SIMカードや充電器も返すか
• 初期化やログアウトが必要か
• 指定の箱や配送会社があるか
• 配送事故への補償が必要か

会社から初期化の指示がないなら、自分の判断でデータを消さず、会社へ確認しましょう。

業務データや会社の設定まで消してしまう可能性があります。

日本郵便のレターパックでは、精密機械などの壊れ物を送ることは控えるよう案内されています。

箱の中では、端末と付属品を別々に包み、すき間を埋めて動かないようにしましょう。

たとえばゆうパックには最高30万円までの損害賠償制度がありますが、会社指定と端末の条件を先に確認することが大切です。

返却が遅れた・足りない・届かない場合は記録から確認する

返却で問題が起きたときは、返却一覧と発送記録を確認しましょう。

遅れ、不足や破損、未着のどれに当たるかを分ければ、会社へ伝える内容を整理しやすくなります。

この章では、返却期限に遅れる場合と、発送後の問題への対応を整理します。

返却が遅れるなら発送予定日を伝える

返却期限に間に合わないと分かった時点で、遅れる物と発送予定日を会社へ伝えましょう。

期限を過ぎてから説明するより、会社側も返却予定を確認しやすくなります。

連絡するときは、次のように伝えましょう。

件名：返却物の発送予定日について

返却物のうち、[返却物名]の発送が返却期限に間に合わない見込みです。
[発送予定日]に発送する予定です。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

電話での連絡が難しい場合は、会社が指定したメールや、確認済みの退職代行・弁護士の窓口も使えます。

社員証、セキュリティカード、有効期限内の資格確認書などは、退職後に使ってはいけません。

無理な発送日を書かず、実際に発送できる日を決めて伝えましょう。

不足や破損は会社指定の窓口へ報告する

返却物をなくした、捨てた、壊したと分かった場合は、事実を隠さず会社指定の窓口へ伝えます。

返却物によって会社の対応が異なるため、自分で弁償方法を決めて送金したり、代わりの物を買ったりする必要はありません。

会社へ伝える内容は、次の4点です。

• 返却できない物の名前
• 数量や管理番号
• 紛失、廃棄、破損など現在の状態
• 状態が分かった日

`弁償になりますか`と結論だけを聞くより、分かっている事実を先に伝えたほうが、会社も確認しやすくなります。

会社から対応方法が届いたら、やり取りを保存し、指示された手順で進めましょう。

返却物の不足や破損が、すべて同じ負担や結果になるとは限りません。

未着なら追跡番号と控えを順番に確認する

会社から返却物が届いていないと言われたら、最初に配送会社の追跡画面を確認します。

追跡番号があれば、発送した郵便局や営業所、現在の配達状況を確認できるからです。

次の順番で確認すると、どこで止まっているかを分けやすくなります。

1. 追跡画面の配達状況
2. 発送控えにある宛先
3. 配送会社の受取記録
4. 添え状の控えにある返却物
5. 会社側で受け取った部署と確認状況

会社へ連絡するときは、発送日、配送会社、追跡番号、送った返却物を伝えます。

追跡画面が配達完了でも、会社の担当部署が箱を開けて中身を確認しているとは限りません。

配送会社への確認が必要なのか、会社内での確認が必要なのかを分けて進めましょう。

退職の返却物と添え状でよくある質問

ここでは、同じ悩みを持つ人が気になりやすいポイントをまとめます。

添え状なしでも返却物を受け取ってもらえますか？

会社から添え状の同封を指定されていなければ、添え状がないだけで一律に受け取ってもらえないとは限りません。

ただし、差出人と返却物を確認しやすくするため、添え状を入れておくと行き違いを減らせます。

会社指定の書式がある場合は、その書式を使いましょう。

添え状は手書きでも大丈夫ですか？

会社から書式の指定がなければ、手書きでもパソコンで作っても構いません。

手書きの場合も、発送日、宛先、氏名、旧所属、退職日、返却物の品名と数量が読めるように書きましょう。

文章を考える余裕がなければ、次の作成ツールで一般的な例文を選び、そのままPDF保存または印刷へ進めます。

会社の担当者名が分からない場合はどう書きますか？

会社の担当者名が分からない場合は、指定された部署へ`御中`を付けます。

たとえば、人事部宛なら株式会社〇〇 人事部 御中です。

部署名も返却先も分からない場合は、会社または確認済みの連絡窓口へ聞いてから発送しましょう。

送料は元払いと着払いのどちらですか？

送料は、会社の案内に従います。

元払いか着払いかは、会社のルール、返却キット、送り状の有無で変わるため、一律には決められません。

指定がなければ、発送前に会社へ送料負担を確認しておきましょう。

退職代行後も会社へ直接連絡する必要がありますか？

退職代行や弁護士が連絡窓口になると確認できている場合は、返却方法も窓口から会社へ確認してもらえます。

ただし、依頼先が対応する範囲は契約や状況で異なります。

返却先、期限、発送方法、送料負担の確認を頼めるか、依頼中の窓口へ聞きましょう。

会社から返却案内が届く前に貸与品を捨ててもよいですか？

会社から返却または処分の指示が分かるまでは、貸与品を捨てないほうが安全です。

社員証、社用スマホ、セキュリティカードなどを一か所へ分け、会社の案内を待ちます。

案内が届かない場合は、確認文テンプレートを使って返却物を聞きましょう。

退職したら健康保険証は返しますか？

2025年12月2日以降、協会けんぽでは、従来の健康保険証と資格情報のお知らせ、有効期限切れの資格確認書は返却不要です。

一方、有効期限内の資格確認書は、扶養家族分も勤めていた会社へ返します。

協会けんぽ以外へ加入している場合は、加入先と会社の案内を確認しましょう。

会社に残した私物は郵送してもらえますか？

会社に残した私物を郵送してもらえるかは、会社へ確認が必要です。

会社へ取りに行けない場合は、私物の名前、置いてある場所、郵送先、処分してよい物を伝えましょう。

ぼくは退職代行を使う日までに私物を少しずつ持ち帰っていたため、会社から送ってもらう必要はありませんでした。

送料や梱包方法も会社によって異なるので、返却物とは分けて確認すると話が伝わりやすくなります。

会社の返却案内と健康保険証の扱いを確認すれば郵送準備を始められる

退職の返却物は、自分で正解を考え続けなくても大丈夫です。

会社から返却案内が届いているなら、書かれた物を一か所へ集め、添え状へ品名と数量を写しましょう。

2026年現在、協会けんぽの案内では、従来の健康保険証、資格情報のお知らせ、有効期限切れの資格確認書は返却不要です。

有効期限内の資格確認書は、扶養家族分も会社へ返します。

添え状がまだできていない場合は、次のツールへ会社名と返却物を入力できます。

会社の案内が届いていない場合は、社員証や社用スマホを勝手に捨てず、確認文テンプレートで返却物、返却先、期限、発送方法、送料負担を聞きます。

すべての手順を覚える必要はありません。

まずは会社から届いた書類を開いて、手元の会社の物を横に並べるところからで大丈夫です。